Wir suchen ab sofort eine

Ziel dieser Stelle ist, dass alle in den Aufgabenbereich fallenden Arbeiten sachlich richtig, termingerecht und zügig, vertraulich und wirtschaftlich erledigt werden und der Haupt­geschäftsführer bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben qualifiziert unterstützt und wirksam entlastet wird.

Sie bilden gemeinsam mit einer Kollegin unser Hauptgeschäftsführungssekretariat und führen organisatorische und kaufmännisch verwaltende Tätigkeiten aus. Dabei erledigen Sie beispielsweise den internen und externen Schriftverkehr gemäß den Schreib- und Ge­staltungsregeln der DIN 5008, erstellen Präsentationen, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und wirken an der Erstellung der Protokolle mit. Sie organisieren Dienstreisen und Telefonkonferenzen, führen die Kasse, betreuen Mitgliederakten sowie die Arbeitszeiterfassung der Kollegen. Unter Anleitung organisieren Sie eigenständige Projekte und kennen sich  grundsätzlich in den Themen des Verbandes und deren Zuordnung aus. 
Zudem übernehmen Sie ggf. auch Aufgaben in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veran­staltungs­management. Bei größeren Veranstaltungen besetzen Sie den Anmeldecounter vor Ort und sind dabei u.a. die Ansprechpartner/In für unsere Gäste. 

Sie vertreten die Kollegin bei dem Versand des Newsletters, Bearbeitung der Eingangspost, der Büromaterialbestellung, der Betreuung der technischen Geräte und der Telefonzentrale, der Pflege der Verbandswebsite und des Zentralen Adress-Managements. Sie unterstützen die Kollegin bei der Erstellung - in Zusammenarbeit mit unserer Agentur - unseres jährlichen Jahresberichtes.

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich
• Gute Kenntnisse – mündlich und schriftlich in der deutschen und englischen Sprache
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Kreativität, Sorgfalt und Flexibilität – auch in Bezug auf die Arbeitszeiten
• Kaufmännisches und vorausschauendes Denken
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und Teilnahme an In-House-Schulungen
• Kunden- und Serviceorientierung
• Freundliches Auftreten
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Gute Kenntnisse der gängigen Bürosoftware (Word, Excel, Power-Point und Outlook)
• Erste Erfahrungen mit Website-Einpflege im Rahmen des CMS-Typo3-Systems.

 
Sie verfügen über eine gute sprachliche Ausdrucksweise sowie soziale und kommunikative Kompetenz? Sie sind flexibel und behalten auch unter Zeitdruck den Überblick?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.